Maar laat me je iets vertellen: Ik typ deze tekst op een laptop aan een bureau in mijn kantoor. Heel ouderwets. En op dit moment ga ik met lef zeggen dat, zolang mensen iets te typen hebben, ze over vele jaren nog steeds aan hun bureau werken. Typen op de bank werkt alleen voor mij in uitzonderlijke gevallen.
Zelfs als de kantoormedewerkers van morgen wel in hun skiliftstoel zitten of regelmatig de Zen-tuin bezoeken, zullen zij op een bepaald moment tijdens hun werkdag, op zijn minst tijdelijk, terug naar een bureau gaan. Maar ze kunnen er ook voor kiezen om aan hun bureau te gaan staan om te werken. En dat gezegd hebbende kom ik, na deze enigszins provocerende inleiding, tot mijn punt: Het bureau is in de loop der tijd geëvolueerd, net als de manier waarop we het gebruiken. Niet alleen het ontwerp van het bureau is veranderd, maar ook de functies. Dankzij technische innovaties is het aangepast aan de manier waarop we werken. In het dierenrijk zouden we zeggen dat dit aanpassingsvermogen een waarborg is voor overleving.
De manier waarop we werken is de laatste jaren snel veranderd ...
Vaste structuren zijn al lang verdwenen en zullen dat blijven doen. We werken nu ook thuis, in de trein of in de tuin. We brengen meer tijd door in vergaderingen dan aan onze bureaus. We praten graag met collega's 'on the fly'. Dus ja, de vraag is misschien terecht: hebben we nog steeds een bureau nodig of is het bureau min of meer overbodig?
Naar mijn mening blijft een bureau in een kantoor een vaste plaats houden. Maar dat betekent niet dat er niets verandert. Integendeel. Zowel het kantoor als het bureau blijven nog steeds veranderingen ondergaan, zoals in het verleden.
Vandaag kun je letterlijk overal werken - ook in de tuin.Het is belangrijk om twee typen ontwikkeling in het achterhoofd te houden. Het ene type is de organisatorische verandering in het werkende leven en het andere is de technische ontwikkeling, die op haar beurt de organisatorische veranderingen beïnvloedt. Trouw aan het motto: 'De tool past zich aan de eisen en technische mogelijkheden aan'.
Een terugblik op de geschiedenis
Laten we terugkijken in de geschiedenis: de eerste ruimte waar mensen documenten verwerkten of processen beheerden, werd wat ik een kantoor zou noemen. Het meubilair in deze kamers evolueerde voortdurend om zich aan te passen aan veranderingen in organisaties en technische mogelijkheden. Een van de grote en meer ingrijpende veranderingen was zonder twijfel het begin van digitalisering.
De computer kwam het kantoor binnen. Niet alleen in de boekhouding en het secretariaat, maar ook in de planning- en designafdelingen. Technische ontwerpers verhuisden van de grote tekentafel naar CAD-software. Architecten, ontwerpers en tekenaars wisselden hun liniaal, potlood en kompas in voor een computer, muis en toetsenbord. Zij waren ook degenen die een bijzondere ontwikkeling in het kantoor op gang brachten: het elektrisch in hoogte verstelbare bureau. De tekentafel bood de mogelijkheid om zowel zittend als staand te werken, zodat tekenaars en ingenieurs voor een bijna verticaal plan zaten of stonden. Werken terwijl je staat? Waarom zou dat ook niet met een computer kunnen?
Het is dus niet verwonderlijk dat de eerste in hoogte verstelbare bureaus van de ontwerpers waren. Begin jaren negentig waren er CAD-bureaus die handmatig in hoogte konden worden versteld. Als je verder teruggaat naar het jaar 1910, kom je het Duitse bedrijf Reiss tegen, dat het eerste in hoogte verstelbare bureau op de markt bracht. Uiteraard kon dit niet met één druk op de knop worden afgesteld, net als de CAD-werkbanken van die tijd.
In de jaren negentig ontwikkelde LINAK de eerste oplossingen voor de elektrische hoogteverstelling van bureaus. In 1998 introduceerde LINAK de hefkolom DL1, 's werelds eerste systeem voor een elektrisch in hoogte verstelbaar kantoorbureau.
Innovaties hebben vruchtbare grond nodig
Men zou kunnen aannemen dat de wereldwijde vraag door het dak zou gaan na de productlancering van de eerste in hoogte verstelbare bureaus. Verre van dat. Alleen in de Scandinavische landen brak de trend door van zitten en staan op rugvriendelijke en gezondheidsbevorderende manier. In 2005 bedroeg het aandeel elektrisch in hoogte verstelbare werkplekken al meer dan 90 %.
In Duitsland en andere Europese landen was het nog steeds erg moeilijk om te investeren in bureaus die in hoogte konden worden versteld om kantoormedewerkers een ergonomische en dus gezonde werkplek te bieden. Het kostte veel moeite om de besluitvormers te overtuigen van de voordelen van werken op wisselende hoogtes. De acceptatie, en dus de vraag, nam slechts langzaam toe. Naarmate de vraag toenam, daalde ook de prijs, wat ook bijdroeg aan de triomf van het elektrisch in hoogte verstelbare werkstation. Volgens het IBA-onderzoek naar de ontwikkeling van kantoorwerk (2019/2020) werkte maar liefst 28% van alle kantoormedewerkers in Duitsland in 2019 achter een zit-sta-werkstation. De publicatie van IBA (alleen in het Duits) kan je hier downloaden.
Arbeidsgeneeskundigen en ergonomiespecialisten lieten zich snel inspireren door het idee om zitten en staan af te wisselen. Het duurde echter lang voordat de zit-sta-werkplek in Duitsland opgang had gemaakt.
Door de jaren heen is de technologie voor het in hoogte verstelbare bureau gestaag geëvolueerd. In het begin maakte actuatorsysteemtechnologie alleen opwaartse en neerwaartse bewegingen mogelijk. Al in een vroeg stadium heeft LINAK de bedieningselementen uitgerust met meer intelligentie, waardoor belangrijke functies zoals absolute parallelle aandrijving, botsbeveiliging of energiebesparing optimaal kunnen worden geïmplementeerd. Intelligente systemen maken het mogelijk om stappen te zetten die nóg innovatiever zijn. Belangrijke elementen hierbij zijn de integratie van intelligente boekingssystemen en het gebied van individualisering.
Kijkend in de toekomst
Nog meer flexibiliteit: Het bureau zal zich blijven ontwikkelen en meer functies krijgen. Het past zich aan de veranderende werkorganisaties aan. Flexibiliteit is hierbij essentieel. De afgelopen maanden van de pandemie hebben deze ontwikkeling versneld. Hebben we voor elke medewerker een apart bureau nodig? Kunnen we kantoren niet optimaliseren, ruimte en ook middelen besparen door te werken op basis van activiteit? Worden werkplekken nóg onafhankelijker dan die vandaag al zijn?
Eén ding is duidelijk: het in hoogte verstelbare werkstation zal niet langer uitzonderlijk zijn, maar een standaard die niemand meer wilt missen. In ieder geval zullen meer mensen op afstand werken en hun privéruimtes als kantoor gebruiken. Maar wat doen mensen die maar een klein appartement hebben? Velen zitten aan de keukentafel, in een hoek van de woonkamer of zelfs in hun slaapkamer. Dit is een uitdaging voor fabrikanten van kantoormeubilair. Misschien moeten ze een multifunctioneel bureau ontwerpen dat ook dienst doet als eettafel of dat met een druk op de knop in de muur verdwijnt. Heel flexibel en slim.
'Het bureau zal zich blijven ontwikkelen en meer functies krijgen. Het past zich aan de veranderende werksituaties aan en zal digitaal in een netwerk worden opgenomen.'
We hebben al gezien hoe digitalisering de grenzen tussen werk en privéleven de laatste jaren heeft vervaagd. Voor veel mensen is het 's avonds heel gewoon om hun e-mails op hun smartphone te checken. Het feit dat het thuiskantoor nu een essentieel onderdeel van de werkende wereld wordt, is een andere belangrijke stap in deze richting. Maar dat betekent ook dat thuis en kantoor elkaars concurrent zijn. Daarom moet het huis praktischer georganiseerd zijn om te werken, terwijl je je op kantoor meer thuis moet kunnen voelen. In beide richtingen vervagen de grenzen.
De grenzen tussen kantoor en thuiskantoor zullen in de toekomst nog verder vervagen.
De komende jaren zullen kantoren nog verder veranderen
Kantoren worden huiselijker: De komende jaren zullen we kantoren verder huiselijker zien worden. Ze concurreren steeds meer met het thuiskantoor. Het kantoor moet een optimale en gezonde werkomgeving bieden.
Bovendien moet de werknemer zich thuis voelen op kantoor. Meubels spelen hierbij een essentiële rol. Deze dragen bij aan een levende cultuur in een werkomgeving. We zullen nieuwe materialen zien, duurzaam geproduceerd en zonder schadelijke stoffen. Ik verwacht dat de afmetingen van het bovenblad ook zullen veranderen. De vraag naar kleinere bovenbladen zal toenemen. Dit is niet alleen vanwege de beperkte ruimte in het thuiskantoor, maar ook vanwege de veranderde organisatie van onze manier van werken. Kantoorwerk vraagt minder papier. Tafels veranderen in tijdelijke werkstations met dockingstations voor laptops en smartphones.
Teamwork zal een nog grotere rol spelen in het kantoor van morgen.
Meer flexibiliteit in plaats van oude gewoonten
Het bureau wordt intelligent: In de kantoren van morgen hebben slechts enkele medewerkers nog een vast persoonlijk bureau. Afhankelijk van het project worden er teams gevormd en worden bureaus flexibel gebruikt.
Boekingssystemen voor bureaus en werkplekken zullen gestaag toenemen en de norm worden. En bovendien zal kunstmatige intelligentie zijn weg vinden naar kantoor.
In veel bedrijven zijn de bureaus verbonden via een boekingssysteem.
Laten we ons het volgende scenario voorstellen: Christian werkt in marketing en heeft maandag twee gesprekken met de verkoopafdeling voor de industriële sector. In zijn agenda zijn ook bewerking van enkele technische publicaties opgenomen. Hij komt aan bij het bedrijf en het systeem wijst hem een passende werkplek toe in de directe nabijheid van collega's van technische ondersteuning in de industriesector. Zo kan hij snel informatie uitwisselen met de betrokken collega's over de technische details in de datasheets. Hij bevindt zich ook op korte afstand van de betreffende vergaderruimte. Het toegewezen bureau is vertrouwd met zijn gewoonten en past zich automatisch aan de optimale zit- en stahoogte aan en herinnert hem er regelmatig aan om te staan. Christian heeft deze informatie in zijn profiel vastgelegd. En aan het einde van de werkdag wordt het bureau automatisch omhoog gebracht naar de reinigingsmodus, zodat het beter en gemakkelijker kan worden gedesinfecteerd en gereinigd. Dit alles vereist intelligente technologie in de bureaubediening.
Deze intelligentie kan zelfs nog veel verder gaan. Quantified Self is hier een passend trefwoord. Veel van onze gegevens worden al verzameld, zoals stappen en calorieën die worden geteld via wearables en smartphones. Dergelijke gegevensverzameling zal ons arbeidsleven steeds meer infiltreren. Werkgevers kunnen niet zomaar uitblinken door fruit en drank aan te bieden of subsidies te betalen voor fitnessstudio's. Voor werknemers wordt het de norm om zich meetbaar gezond te gedragen op de werkplek, door te bewegen, zitten en staan af te wisselen en door verschillende uitdagingen, zoals de "gezondste werknemer van de maand". De intelligentie in de in hoogte verstelbare bureaus zal hier onder meer de gegevens voor leveren. En uiteindelijk kunnen deze gegevens, die kunnen worden geleverd door apps voor in hoogte verstelbare bureaus , ook worden gebruikt om tarieven voor ziektekostenverzekeringen te berekenen. Dit zou ertoe kunnen leiden dat gebruikers van gezonde en ergonomische werkstations geld besparen op hun verzekering. En zal, uiteraard, leiden tot ethische discussies over hoe er met gegevens moet worden omgegaan, maar uiteindelijk zal dit ook leiden tot de aanvaarding van de technologieën en mogelijkheden die deze bieden.
Ideeën worden vandaag al gemaakt
De 'Design Meets Movement'-wedstrijd, die LINAK voor het eerst samen met de Universiteit van Wuppertal in 2014 hield, bracht ook opwindende ideeën aan het licht. Jonge studenten hebben het bureau van de toekomst ontwikkeld. De resultaten waren een aantal geweldige oplossingen die vandaag de dag baanbrekender zijn dan ooit tevoren. LINAK heeft deze wedstrijd in 2020 opnieuw geïntroduceerd. En wederom zijn de resultaten indrukwekkend. Deze werden in de zomer van 2021 aan het publiek gepresenteerd en ik ben ervan overtuigd dat een aantal van deze ideeën over enkele jaren in productportefeuilles van fabrikanten van kantoormeubilair zullen verschijnen.
De studentenwedstrijd 'Design Meets Movement', die LINAK initieerde, bracht opwindende ideeën voor toekomstige bureaus aan het licht.
Het bureau zal in de toekomst nog steeds zijn plaats in kantoren hebben. Of in de kamers waar we werken, en dus ook in privékantoren thuis. Het kan zijn dat het bureau er anders uitziet, zichzelf transformeert en integreert met andere functionaliteiten in de omgeving, dat het in een netwerk is opgenomen en in staat is om te communiceren met verschillende diensten. In het kort: Het bureau is verre van dood.
Klik hier om het volledige artikel te lezen
Deze tekst is geschreven als bijdrage aan de boekenreeks "OFFICE PIONEERS", uitgegeven door Prima Vier Nehring Verlag. Meer dan 100 auteurs geven in deze boekenserie een beeld van de toekomst van het kantoor.
Christoph Messing is Managing Director van LINAK GmbH. Hij werkt al meer dan 20 jaar aan het onderwerp kantoren.
